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Cómo gestionar tu tiempo de manera eficiente

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¿Sientes que el tiempo no te alcanza para nada? ¿Se te van acumulando tareas y eso te causa una sensación de estrés permanente? Ser mamá en los tiempos actuales significa no tener suficientes horas en el día para todo, por ello una buena gestión del tiempo es esencial.

Comencemos con un diagnóstico de nuestra situación actual, ¿crees que estás gestionando mal tu tiempo? ¿Por qué no estás realizando una gestión eficiente del mismo?

1. Diagnóstico

Hay dos trabas principales en una gestión correcta del tiempo:

Falta de gestión propia

Nosotras mismas, con nuestros comportamientos, limitamos a veces el aprovechamiento del tiempo del que disponemos. Algunos de esos comportamientos comunes son:

o Falta de concentración. Cuando tratamos de llevar a cabo una tarea pendiente pero nuestra cabeza está pensando en otras cosas, nos cuesta concentrarnos y esto hace que le dediquemos más tiempo del necesario a esa tarea e incluso, a veces, no consigamos concluirla.

o Abanico demasiado amplio de actividades. Tenemos tantas tareas que a veces no sabemos ni por dónde empezar, esto nos puede ocasionar un agobio inicial que nos ralentiza el proceso de empezar a ejecutar y cerrar tareas.

o No saber priorizar. Quizás estamos perdiendo mucho tiempo en una tarea que no es urgente ni importante y, mientas realizamos esta tarea, nos están presionando para terminar otra que aún ni empezamos. Esto causa mucho estrés y frustración, por lo tanto, saber priorizar y establecer un orden es muy importante.

o Distracciones personales. Si estamos cada 5 minutos mirando el teléfono, a ver si tenemos un whatsapp, o revisando las redes sociales, las noticias, el correo, etc., perderemos fácilmente la concentración en la actividad que estábamos llevando a cabo.

Ladrones de tiempo

En nuestro entorno, existen una serie de situaciones ajenas a nosotras que nos hacen desconcentrarnos de la actividad que estamos ejecutando en ese momento, dificultando poder completarla eficientemente. Pueden ser del tipo:

o Interrupciones: En ocasiones, otras personas pueden interrumpirnos con alguna pregunta corta desviando nuestra atención por unos minutos.

o Teléfono: Llamadas o mensajes, que hacen que nuestra atención se desvíe, ya sea porque contestamos en ese momento o porque lo dejamos a un lado pero nos queda la duda de si sería un mensaje o una llamada importante.

o Reuniones no planificadas: tener reuniones donde no hay objetivos claros planteados ni un guion a seguir, por lo que, en muchas ocasiones, se convierten en una pérdida de tiempo.

Debemos repasar cada uno de los puntos anteriores e ir encontrando soluciones para poder mantener una buena concentración y evitar a los ladrones de tiempo.

2. Marcarse objetivos

Tener unos objetivos marcados nos ayudará a poder tomar decisiones concretas, priorizar unas tareas frente a otras, alejarnos de malas prácticas y tomar una dirección única.

Para poder establecer los objetivos de manera correcta, deberíamos seguir los criterios SMART (por sus siglas en inglés), que significan:

  • S: Specific. Deben ser concretos, específicos, determinados.
  • M: Mensurable. Medibles, debemos ser capaces de evaluar si se ha logrado o no lo que buscamos conseguir con ese objetivo.
  • A: Attainable. Alcanzables, es decir que sean realizables con las condiciones actuales, que sean metas realistas.
  • R: Relevant. Que sean relevantes, que su cumplimiento implique conseguir algo importante.
  • T: Time-bound. Acotados en el tiempo, que tengan un fin, que estén limitados a un tiempo determinado.
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3. Elección del método de gestión del tiempo

A continuación, te explico algunas metodologías de gestión del tiempo que te pueden ayudar a organizarte mejor.

Getting things done (GTD)

Este es un método creado por el americano David Allen, que busca controlar todas las tareas pendientes y saber cómo priorizar cada una de ellas, para ello, hay cinco pilares que se utilizan:

o Recopilar: Consiste en tomarse un tiempo para concentrar todas las tareas pendientes, por ejemplo, haciendo una lista.

o Procesar: Una vez que tenemos todas las tareas, nos haremos la siguiente pregunta: ¿requiere esta tarea actividad por mi parte? Si la respuesta es que no, en ese momento deberemos archivarla o eliminarla. Si la respuesta es sí, entonces deberemos hacernos la siguiente pregunta: ¿podemos delegarla?

Y debes tener en cuenta que delegar significa poder traspasar la actividad a otra persona para que la ejecute, pero la responsabilidad seguirá siendo tuya.

Si la respuesta es que sí, inmediatamente traspasaremos la actividad a la otra persona, y si la respuesta es no, entonces pasaremos al siguiente punto.

o Organizar: tenemos nuestro listado de actividades pendientes y ahora necesitamos priorizarlas, entonces debemos hacernos varias preguntas.

– ¿Tardo menos de dos minutos en llevar a cabo la tarea? Entonces lo que debo hacer es ejecutarla y tacharla de la lista.

– ¿Esta tarea es para mí? ¿o la puedo delegar? Si se puede delegar, lo mejor es traspasarla a la persona elegida para ello. Si la tarea es para mí, seguimos con la siguiente pregunta.

– ¿Tiene fecha límite de ejecución? ¿Qué urgencia e importancia tiene la tarea? La idea es establecer un orden de ejecución para saber exactamente con qué avanzar una vez nos pongamos a trabajar.

o Revisar: Debemos hacer una revisión de todas las tareas que han quedado pendientes para saber qué acción debemos llevar a cabo, siguiendo el orden establecido en la lista. Además, podremos darle seguimiento a la evolución de cada una de las tareas.

o Hacer: Por último, debemos ponernos en acción.

Los Cuadrantes de Stephen Covey

Esta metodología establece un criterio para poder priorizar las actividades, tomando la decisión de si la actividad es importante y/o urgente.

Para que una actividad se considere importante, deberán existir consecuencias graves si la tarea no se realiza. En función de las consecuencias se determinará la mayor o menor importancia de la actividad.

Para que una actividad sea urgente, debe existir un plazo de tiempo limitado para cumplirla. La tarea que tenga el plazo más corto, será la más urgente y si los plazos son los mismos, entonces la más urgente será aquella que nos lleve más tiempo realizarla.

Cada cuadrante tiene el siguiente significado:

  • Cuadrante 1: Urgente e importante. En este caso, entrarían las tareas que cumplen ambas condiciones y, por tanto, serían las tareas más prioritarias a ejecutar.

  • Cuadrante 2: No urgente e importante. Este cuadrante nos permite planificar y ejecutar la tarea correctamente, tenemos tiempo para ello.

  • Cuadrante 3: Urgente y no importante. Se considera el cuadrante del engaño, son tareas normalmente para cumplir requerimientos ajenos como contestar mails o llamadas.

  • Cuadrante 4: No urgentes y no importantes. Estas tareas quedarán las últimas de la lista, generalmente para momentos de descanso.

A continuación, te muestro un ejemplo de los 4 cuadrantes de Covey:

Técnica Pomodoro

Este modelo se puede complementar con los anteriores, ya que consiste en cronometrar nuestro tiempo y tomar sesiones de 25 minutos para realizar las actividades, generalmente las que requieren mayor atención y para ello se buscará un ambiente de concentración evitando a los ladrones de tiempo, de forma que nuestro foco será integro para realizar la tarea.

La idea es utilizar un cronómetro y que podamos ver continuamente el tiempo que nos falta. Durante este tiempo nada nos puede interrumpir, si pasara, deberemos empezar de nuevo. Cuando el tiempo llega a su fin, debemos parar, aunque consideremos que podemos tardar un minuto más en completar la tarea. Deberemos levantarnos y despejarnos durante al menos 5 minutos para que nuestro cerebro asimile todo lo avanzado en los últimos 25 minutos, podemos hacer fases de 4 pomodoros y después descansar más tiempo, relajando la mente.

Como madres, es bien sabido que debemos ser multitasking, tenemos muchas tareas pendientes de diversa índole y sólo 24 horas en el día. Por lo tanto, gestionar el tiempo correctamente nos ayudará a lograr nuestros objetivos y nos hará sentir mejor por haber logrado cumplir con nuestras responsabilidades.

Eso sí, a pesar de tener muchas tareas pendientes por cumplir en el día, incorporemos siempre a nuestra lista de tareas pendientes, cosas que amemos hacer, porque tiempo hay para todo, sólo hay que saber gestionarlo bien.

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